Personvernerklæring

Vi forstår at ditt personvern er viktig. For å bedre beskytte ditt personvern, tilgjengeliggjør NW denne personvernerklæringen som forklarer vår informasjonsinnsamling og behandlingsrutiner, samt valgene du kan ta om hvordan dine personopplysninger (som beskrevet nedenfor) blir innsamlet og brukt. Denne personvernerklæringen styrer behandlingen av dine personopplysninger.

Behandlingen skjer i samsvar med personvernforordningen («GDPR»), som er gjort til norsk lov gjennom personopplysningsloven av 2018.

Denne Personvernerklæringen gjelder for NW Nettsider og Nyhetsbrev som samles inn på www.mataki.no, heretter kalt Nettsider. Daglig leder følger opp behandlingsansvaret for virksomhetens personopplysninger.
 

Forklaring

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og
kontaktinformasjon, e-postadresse, IP-adresse, bilde, adferdsmønster, kjøpshistorikk eller informasjon om interesser.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

Behandling er all behandling av personopplysninger og enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.
Hva personopplysningene brukes til:

• Tilby våre produkter og tjenester
• Sende relevant informasjon via Nyhetsbrev
• Behandle kundedata og samhandling i CRM
• Økonomisystem
• E-post og Telefon
• Systemgaranti
• Reklamasjonsbehandling
• Signering av avtaler
• Benytte og analysere informasjon fra cookies

Nyhetsbrev eller andre spesifikke Nyhetsbrev:

• Kombinert innhold av nyheter, brukerinformasjon og generell markedsføring.
• Sendes ut 1 - 2 utsendelser pr. måned.

Kundedata (CRM) og Økonomisystem (Saksbehandling og Arkiv) bruker NW SuperOffice, Visma Global og Oneflow. Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som Selskapsnavn, navn adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen/behandling.

E-post og Telefon benyttes som en del av det daglige arbeidet for å drive NW produkter og tjenester. Daglig Leder har ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av driften journalføres (Saksbehandling og Arkiv).

NW medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Systemgaranti
Utvalgte Produkter leveres med garanti mot fabrikasjonsfeil. Relevante opplysninger etter eget samtykkeskjema lagres slik at Garantien kan oppfylles etter produktets garantiperiode. Garantien gis til eier av eiendommen der produktet er montert, og følger eiendommen ved eventuell overdragelse.

Reklamasjonsbehandling
Ved henvendelser om reklamasjon på produkter innhentes personopplysninger og saksinformasjon. Ved ferdigbehandlet reklamasjon lagres opplysningene i NW Saksbehandling og Arkiv.

Signering av avtaler
Noen av våre kunder inngår skriftlig eller digital avtale for å motta våre produkter og tjenester. For å oppfylle forpliktelser som følger av avtalen, samler vi, behandler og lagrer vi persondata som er relevant for avtalen.
 

Formål og behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlagene våre er nevnt under på følgende behandlinger:

• Tilby våre produkter og tjenester

Samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a. Dersom samtykke ikke er innhentet, er grunnlaget berettiget interesse etter art. 6 nr. 1 f. Våre berettigede interesser er å kunne tilby relevante produkter og tjenester, og dermed få mersalg og økonomisk inntjening.

• Sende relevant informasjon via Nyhetsbrev

Samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a. Dersom samtykke ikke er innhentet, er grunnlaget berettiget interesse etter art. 6 nr. 1 f. Vår berettigede interesse er å informere og markedsføre våre varer, tjenester og øvrige aktiviteter, for på den måten å øke interessen for NW og oppnå høyere omsetning.

• Behandle kundedata og samhandling i CRM

Dette formålet innebærer lagring/oppbevaring i CRM, som er en forlengelse av å tilby produkter og tjenester og sende relevant informasjon gjennom nyhetsbrev. Vi viser til de relevante behandlingsgrunnlagene over under disse formålene, som kommer til anvendelse på lagring/oppbevaring for å ivareta de aktuelle formål.

• Drifte et økonomisystem

I vårt økonomisystem skjer behandlingen av personopplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser, jf. GDPR. art. 6 nr. 1 c. Vi oppfyller krav i skattebetalingsloven, regnskapsloven og bokføringsloven, samt medfølgende forskrifter. Underformål her er altså å budsjetter og føre regnskap i tråd med de ovennevnte loven, samt betale korrekt skatt. I tillegg har vi en berettiget interesse av å sikre oppfølging, inndrivelse og kontroll av krav og fordringer, i medhold av GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f.

• Inngåelse og oppfyllelse av kontrakten, herunder følge opp systemgaranti og reklamasjonsbehandling

Dersom du er privatkunde, er grunnlaget for behandlingen at vi vil inngå og oppfylle kontrakt (herunder å følge opp reklamasjon), jf. GDPR art. 6 nr. 1 b. Vi behandler også personopplysninger for å etterleve forbrukerkjøpsloven, og ulike bestemmelser i denne

Profesjonelle kunders opplysninger behandles i medhold av berettigede interesser etter art. 6 nr. 1 f. De berettigede interesser er å sikre nok opplysninger for å inngå avtale, gjennomføre salg og oppfylle krav ved levering varer og tjenester, herunder sikre systemgarantien og følge opp reklamasjon. Dette er igjen utfra interessen i å sikre NWs omdømme.

For behandling som er nødvendig for å inndrive krav både fra private og profesjonelle kunder, er grunnlaget berettigede interesser etter art. 6 nr. 1 f. Den berettigede interessen er å få rettmessig vederlag og sørge for soliditeten i NWs økonomi.

Behandling i forbindelse med signering av avtaler går under dette formål.

• Benytte og analysere informasjon fra cookies

Vi benytter og analyserer informasjon fra cookies i samsvar med ekomloven § 2-7b. Dette innebærer at grunnlag for å benytte/lagre cookies er samtykke som du gir gjennom innstilling i nettleser. For den videre bruk til analysering, er grunnlaget berettigede interesser etter art. 6 nr. 1 f. NW har en berettiget interesse i å analysere hvem som benytter hjemmesiden og hvordan den benyttes, slik at det kan utformes mer treffsikker informasjon og gjøres endringer på nettsiden som forenkler bruken av den.
 

Hvilke personopplysninger behandles

Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre produkter og tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, har vi disse opplysningene om deg:

• Navn
• Bedriftsnavn
• Organisasjonsnummer
• Bedriftsadresse
• E-post
• Telefon
• Gårdsnummer og Bruksnummer
• Hjemstedsadresse
• Tjenester
• Produkter
• Systemgarantier
• Historikk

Vi samler inn opplysninger fra:

Statistikk
NW samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende fra Nettsidene. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Kunder og Samarbeidspartnere
Vi mottar personinformasjon i opprettelse av kundeavtaler gjennom NW sine kunder og samarbeidspartnere. Formålet med dette er oppfylle vår kontrakt om salg av NW sine produkter og tjenester. Kontakt er basert på legitim interesse og informasjon som er frivillig gitt av sluttbrukere.

Nettside Skjemaer
Nettsidene bruker forskjellige skjemaer som registrerer forskjellige opplysninger avhengig av hvilken informasjon brukeren ønsker å få om om våre produkter og tjenester.

Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Nettsidene samler inn data til følgende systemer:

• Destinet CMS. Statistikk, sider besøkt, nedlastede dokumenter, brukeranskaffelse.
• Google Analytics. Statistikk, brukeranskaffelse, adferd og målgrupper (segmenter)
• Facebook og Instagram. Statistikk, brukeradferd.
• Google Marketing Platform. Statistikk, brukeradferd.

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å bruke Nettstedets skjemaer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Spesielt om Facebook og Instagram:
Dataene vi samler og benytter i forbindelse med annonsering på Facebook omhandler blant annet hvilke sider du har besøkt på mataki.no, hvor i landet du befinner deg, om du bruker mobil eller datamaskin, og om du har sett en annonse på Facebook eller Instagram for mataki.no.

Du kan lese Facebook sine personvernregler og hvordan de behandler dataen din i ulike tilfeller her.

Du kan lese mer om Facebook sine annonseinnstillinger og endre hvilke data Facebook samler inn om deg her.
 

Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi deler personopplysninger med selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til NW.

Nettsider
Leonberg Reklamebyrå AS er NWs databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av Nettstedene.

Destino er underleverandør for Leonberg for utvikling, drift og vedlikehold av Destinet CMS Programvare. En egen databehandleravtale mellom NW og Leonberg regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Nettstedene lagres på egne servere som driftes av Destino. Det er kun Leonberg og Destino som har tilgang til opplysningene som samles inn.

MailChimp
MailChimp er NW sin e-postmarkedsføringstjeneste. MailChimp er en del av Rocket Science Group som er Amerikansk registrert selskap. Egen databehandleravtale mellom NW og MailChimp regulerer tilgang på hvordan data behandles. Overføringen av personopplysninger til USA er sikret gjennom Privacy Shield-ordningen. Leonberg Reklamebyrå AS er tredjepartsleverandør for MailChimp E-postmarkedsføringstjenester. Leonberg Reklamebyrå AS tilgang og informasjon er regulert i databehandleravtalen.

CRM
Super Office er NW databehandler og leverandør av CRM. En egen databehandleravtale mellom NW og Super Office regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Visma Global
Visma Global er NW sin databehandler og leverandør av Økonomisystem. En egen databehandleravtale mellom NW og Visma regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Digitale Kontrakter (e-kontrakter)
Oneflow er NW databehandler og leverandør av Digitale Kontrakter. En egen databehandleravtale mellom NW og Oneflow regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
 

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi lagrer personopplysninger, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:

• Skjema lagrer din informasjon på våre nettsider opptil 60 dager. Skjemaopplysninger deles med Arkiv og saksbehandling for å oppnå formålet.
• Systemgaranti lagres fra 10 til 40 år slik garantien kan oppfylles i henhold produktets garantiperiode.
• Arkiv- og saksbehandlingssystemet lagrer relevante opplysninger for å oppfylle avtale, reklamasjon- og garanti periode inntil 40 år.
• E-post og Telefon gjennomgås årlig hvor nødvendige opplysninger lagres eller overføres til Saksbehandling- og Arkiv.
• Visma Global, utarbeides rutiner jfr. bokføringsloven/regnskapsloven.
• Google Analytics lagrer informasjonen om IP-adresse i 26 mnd
• Facebook/Instagram lagrer informasjon om brukeradferd 3 månder.
• Google Marketing Platform lagrer informasjon om brukeradferd 1 år.

Dine rettigheter

Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personvernforordningen artikkel 15. NW har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av NW sine systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:

• Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
• Gi deg en kopi av personopplysninger om deg (dataportabilitet), eller overføre disse til en annen behandlingsgrunnlag.
• Oppdatere eller korrigere dine personopplysninger.
• Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare eller som du har rett til å få slettet.
• Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
• Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet gjennom www.datatilsynet.no. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter NW slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.
 

Avvik, analyse av avvik og tiltak

Dersom behandlingen av personopplysninger skyldes brudd på datasikkerheten, meldes dette til Datatilsynet innen gitt frist. Hvis det ikke er mulig å avdekke omfanget innen gitt frist, sendes avviksmelding trinnvis til Datatilsynet.

NW har eget kartleggingsskjema som oppsummerer brudd eller avvik som beskriver system, kategori og hva slag opplysninger som er berørt.

Utfyller av skjemaet skal gi beskjed til daglig leder om brudd eller avvik. Ansvarlig mottaker skal vurdere om det skal iverksettes umiddelbare tiltak. Deretter skal vedkommende beskrive hvilke konsekvenser av bruddet eller avviket, synliggjøre tiltakene og begrense konsekvensene.
 

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.
 

Kontaktinformasjon

Hvis du ønsker å komme i kontakt, kan du benytte telefon 69 83 34 40 og e-post post@nordicwaterproofing.com